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    茅顺平调研员在行政管理培训研讨会上讲课内容
    茅顺平调研员在行政管理培训研讨会上讲课内容
    来源:  发布时间:2007-4-21  阅读:1839051 次

    2006年8月4日-6日,局办公室在北戴河组织召开了行政管理培训研讨会。各直属单位分管领导或办公室负责人参加了此次培训研讨会。会上,茅顺平调研员就如何正确履行办公室职责、如何做一个合格的秘书以及如何当好办公室主任这三个议题,给与会者上了一堂十分务实的课。以下是茅顺平调研员讲课内容,我办进行了整理,供大家学习。
    一、如何正确履行办公室职能
    办公室是一个单位的枢纽,既是政务参谋,又是事务主管,担负着承上启下、协调四方、督促检查、后勤服务等重任。面对新形势、新任务,办公室人员只有正确处理好各项职能的辨证关系,才能更好地履行自己 的职能,适应新形势的要求。
    概括地说,办公室工作需要履行好以下五大职能:参谋职能,服务职能,协调职能,督查职能,管理职能。
    (一)辨证处理好原汁原味与深加工的关系,正确履行参谋职能
    办公室最主要的任务就是要为领导正确决策出好主意,当好参谋。好的建议具备两个要素:一个方面,要保持原汁原味,就是实事求是地反映事物的本来状况。这是当参谋的起码要求。但原汁原味并不是简单罗列,不加提炼,而是将感性认识上升到理性认识。另一个方面,要做好深加工工作,就是对原有事物进行必要的挖掘、提炼,使其上升到一定高度。当然深加工不是刀砍斧削,不是添油加醋,不是随意“包装”。办公室工作人员要辨证地处理好上述两者关系,既要深入了解掌握事物的真实面貌,又要善于抓住事物的本质,发现带有全局性、战略性、前瞻性的大问题,并提出相应的对策。办公室的同志要学会换位思考,经常站在领导的角度、全局的高度,把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上,放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上,努力做到领导未谋有所思、领导未闻有所知、领导未示有所备,力争参在关键处、谋在点子上。
    (二)辨证处理好对上及对下的关系,正确履行服务职能
    为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室的重要工作职责。然而办公室的工作主要是围绕领导的活动来开展的,因此,对上服务多一些,对下服务相对少一些,很容易形成只注重为领导服务的现象。甚至把对上服务与对下服务割裂开来、对立起来。其实对上服务与对下服务从根本上讲是一致的,出发点、落脚点都是为群众服务。只有把对上服务与对下服务有机地结合起来,办公室的工作才能服务更到位、更有效。所以在实际工作中,一要服务好领导。在做好领导交办工作的同时,主动开展好其他工作,注重把好办文、办会、办事关,努力减少领导的一般性应酬活动,让领导腾出更多的时间和精力来考虑大事,考虑全局,考虑基层,考虑群众。二要服务好基层、部门和群众。帮助领导去实现、维护群众的根本利益,如实向领导反映基层、部门、群众的意见和呼声,真心实意地为基层、部门、群众解决问题。工作中只有把对上、对下服务相统一,才能使领导、基层、群众满意。
    (三)辩证处理好原则性与灵活性的关系,正确履行协调职能
    一个单位有没有凝聚力、战斗力,有没有心往一处想、劲往一处使的氛围,很大程度上取决于办公室的协调能力。协调工作的关键在于坚持原则性与灵活性的统一。办公室履行协调职能时,一方面要有原则性,特别是大是大非面前,要立场坚定,坚持原则。如果一味追求“和”为贵而丧失原则,这样的协调变得苍白无力,甚至为今后的不团结、关系不顺埋下隐患。另一方面要有灵活性。很多事情人们无法预料,不可能完全按预定的方向发展。这时就要调整思路,改变对策,求同存异,灵活应对,做到多联系、多商量、多沟通、多换位思考,坚持以诚待人,以理服人,以情感人。在实际工作中,只要正确把握好两者结合的度,才能实现内在和外在的统一,才能保证协调有效。
    (四)辩证处理好治标与治本的关系,正确履行督查职能
    领导决策能否不折不扣地落实,与办公室的督查工作密切相关。督查工作要坚持标本兼治的原则。治标与治本是相辅相成、相互促进的两个方面。在组织督查时,要全面了解和掌握部门、基层贯彻落实领导决策的工作进程、工作效果、工作经验与教训,存在的问题,并及时帮助部门、基层认真分析问题的原因,协助解决问题,保证领导决策的落实。督查结束后,要及时总结经验,对照决策落实的情况,包括成效、存在问题,向领导及时反馈,推广先进,鞭策后进,举一反三,解决带有根本性、倾向性、普遍性的问题,并研究进一步落实措施。
    (五)辩证处理好静态与动态的关系,正确履行管理职能
    静态管理是指常规管理,按规章制度日复一日、年复一年的实施。动态管理是指根据外部形势、环境的变化,及时调整修改不合时宜的制度、规定,从而充分调整大家的主动性、积极性和创造性,使机关内部、单位内部充满活力。在管理过程中,要注意静态、动态的相对统一、相互补充、相互促进。离开了静态管理,动态管理就变成无序管理;离开了动态管理,静态管理就变成僵化管理。因此,一方面要不断加强制度建设,健全各项规章制度,使办文、办会、办事等日常工作都有章可循,有法可依,形成“用制度管人,按规章办事”的工作格局。另一方面,要适应新形势、新情况,对旧制度、旧程序、旧标准进行创新、改革,打破那种按部就班、约定俗成的老规矩和老式的工作套路,从经验主义、教条主义的工作方法中解脱出来,不断提高工作质量和效率。
    二、如何当一名称职的秘书
    秘书工作是办公室的主要工作,也是领导工作的组成部分。秘书虽不是领导,但其一言一行备受瞩目,甚至影响领导的决策和部门的工作。
    (一)秘书要成为让领导放心的人
    秘书与领导在工作上、生活上都有密切的接触,秘书通过参加各种会议、陪同领导出席多种活动,收发大量信息、文件,落实领导指示,可以说是消息灵通。为此,秘书人员要特别注意自己的言行,从高从严要求自己,努力成为让组织、让领导放心的人。首先,要适应角色。秘书的特殊身份,使其成为大家关注的焦点,特别是领导同志的秘书,一定程度上代表了领导干部和领导机关的形象。因此,秘书人员时时处处严格要求自己,约束自己,低调处事,把握分寸,为人处事、待人接物要符合自己的“角色”。其次,要把握原则。做每件事要有明确的指导思想,能够把握底线,大事能把住,小事不糊涂。有损于领导形象、不利于工作的事决不做,不该说的话坚决不说,严格执行组织纪律。再次,办事要牢靠。秘书工作繁琐,杂乱,一年下来,忙忙碌碌,却可能总结不出什么成绩。秘书工作的成绩,在于做好工作中每一件小事,在于为领导、机关服务的点点滴滴。因此,秘书办事务必要牢靠、细致、谨慎,立足从小事做起,让领导放心,让组织满意。
    (二)秘书要成为落实领导指示的督查员
    在实际工作中,不少部门、单位对领导指示或等待观察、或敷衍了事,或阳奉阴违,或执行不力。一定程度上影响了政令畅通,耽误了工作的落实,也损害了领导的威信。因此,秘书人员要扮演好督查员的角色。首先,要抓好领导口头指示的落实。在陪同领导下基层、搞调研、开会时,秘书人员应迅速准确地做好笔记,对领导的明确指示和要求,要及时记录下来。并按照领导的要求,与机关有关部门联系抓好落实。其次,要抓好领导各类书面批示的落实。领导书面批示有文件、信息、材料、下级请示报告等。秘书人员要根据轻重缓急、分门别类地处理,并做好记录。在转发领导批示后,对领导有明确批示要求落实的,秘书人员应主动与承办单位联系,直至办结;涉及重大事项的,秘书人员应向分管领导汇报,请其出面协调落实,并将办理情况向领导报告。再次,要善于速记领导脱稿讲话的闪光点。有些领导讲话时,喜欢脱稿或不用稿子,此时,秘书人员要随身准备好录音机或做好速记笔记。因为领导讲话质量的高低不仅取决于其知识积累和工作阅历,还受讲话的环境、心情等因素的影响,即兴发言或脱稿讲话往往反映领导同志的真实思想,其中不乏精彩之处。事后有时领导自己也忘记了讲话内容。秘书人员应及时记录并整理成书面文字材料,并提交领导审阅。这样不仅丰富领导讲话,而且也有助于提高工作水平。
    (三)秘书要成为领导的出色助手
    秘书人员不能把自己的职责仅仅定位在领导服务上,而要努力提升自己,使自己成为领导的出色助手,这也是秘书工作的最高层次。首先,要正确分析判断形势,对本系统、本单位的情况有全面的了解。只有对系统内、面上的工作有全面深刻的了解,才能有效地融入领导工作,才能做到有的放矢,得心应手。因此领导秘书平时要认真学习各种政策、领导讲话及相关信息材料,做到情况明了,全局在胸。其次,要提升自身素质,培养独到的思考和分析能力。要随时为领导提供信息,成为活的“资料库”,就必须广泛阅读各种文件材料,深入思考分析,要站在领导的高度考虑问题,培养自身思考和分析判断能力。再次,要消除对领导的畏惧心理,积极融入工作。要加强与领导同志的沟通和交流,增进了解和信任,自觉、主动地与领导在思想上保持同步,想领导之所想,谋领导之所谋。$[page]$
    (四)秘书要成为领导决策的拾遗补阙者
    领导不是完人,在决策、决断时难免有错误。作为秘书在领导决策出现偏差和失误时要有效地拾遗补阙,同时要正确把握拾遗补阙的度。做到:既不出现越位现象,赢得对自己的信任;又不出现缺位现象,赢得在本职岗位上自我价值的实现。为此,秘书人员必须找准自己的位置,注意突出领导的形象;必须充分施展自己的才能,敢于直面矛盾,善于进行诤谏。秘书在身份上是配角,但在参谋建议时是主角。秘书平时大量收集信息,了解的情况甚至比领导还多,对领导决策的正确与否最有发言权。秘书一旦认识到领导决策有偏差、失误时,一方面要对领导大胆发表自己的意见,大胆进言。处理时要注意方法、注意场合、考虑效果,尽量做到忠言顺耳,良药可口。要选择进言时机,就是要在领导思想正在形成时说“不”,在领导尚未决策时说“不”,这样才能取得有效的预防效果。另一方面,当领导不听劝告,一意孤行时,只要情况不紧急,秘书应“避实就虚”,既不硬性抵制,也不将错就错,应当在落实的过程中,关注全局动态,预测发展趋势,及时构思相关预案,及时向领导反映实施决策过程中出现的问题,终止或修改原不适当的决策。同时秘书做好解释工作,防止群众对领导决策说三道四,做好补台工作,维护好领导权威。再一方面,由于领导决策出现失误,甚至陷入危机时,秘书要快速反应,积极出面为领导排忧解难,善于承担责任。在处理失误或危机过程中,一定要有补位意识,一定要站在领导的角度上考虑,做到既“管”了领导的事,又不会超越自己的角色位置。通过危机处理,会使领导由问题的解决的心理满足感转移到秘书身上,提高秘书在领导心目中的位置,得到领导的器重。
    总之,一个称职的秘书,要准确定位,提高素质,改进作风。要当好智囊,不能窝囊;要当好参谋,不能主谋;要当好二传手,不能成为二把手;要当好接待,不能变成酒囊饭袋。
    三、如何当好办公室主任
    办公室在机关中处于核心、枢纽的地位。既要为单位领导做好日常事务,又要做好机关的服务和后勤保障工作。办公室的主任是办公室的排头兵,也是一个单位领导的参谋、助手,还是机关部门的联络员、同事的贴心人。一个好的办公室主任,对于一个单位的正常运转,提高工作效率和营造良好的氛围,具有十分重要的影响。如何当好办公室主任,我感觉要做到“四善”、“四求”。
    (一)所谓“四善”,就是善悟、善谋、善通、善和
    善悟,就是善于领悟,善于思考,善于理解。要做到善悟,就要勤于学习。首先要加强政治理论学习,使自己政治上成熟起来,有一定的理论根底,具有较强的政治敏锐性和鉴别力。其次要加强办公室业务的学习,特别要注重学习文秘知识、领导艺术、管理科学、接待要领等。办公室节奏很快,工作要求较高,因而必须熟能生巧,信手拈来。再次,要能够领会领导的意图。要学会从领导的日常讲话、工作作风、工作方法中把握其特点、领会其意图。办公室主任要学会察言观色。每位领导都有不同的风格,有的是专断型的,有的是民主型的,有的是开放型的,有的是内敛型的。办公室主任要针对不同的领导风格,力求与之相适应,互为补充。
    善谋,就是善于谋划,善于出点子。谋划,包括事前预谋,事中巧谋,事后断谋。在一个重大决策作出前,在反复酝酿过程中,办公室主任要围绕大政方针,围绕单位实际,围绕重点工作,多角度思考,多方位琢磨,提出有价值的意见和建议,使领导决策完善、可行。在实施领导决策过程中,办公室主任要及时总结决策的成功之处,发现其中的瑕疵,及时反馈信息,注意推陈出新,不断完善。在阶段性工作完成后,办公室主任要及时分析利弊,总结得失,为今后进一步改进工作提供借鉴。
    善通,就是善于沟通,善于协调。做好沟通协调工作是办公室主任重要职责之一。与上级沟通,与上级机关业务部门沟通,与基层沟通,与友邻单位沟通,与来访群众沟通等等,都要讲究沟通的艺术。对领导集体决策的事项,要不折不扣地完成,个人有不同意见,在保留的基础上可以个别沟通,把握好尺度。对领导个人决策的事情,在执行过程中出现矛盾和问题,应坦诚相告,并提出建设性的解决方案;对领导之间的不同意见,要从工作大局出发加以鉴别,分别做好交流与沟通,通过磨合达到一致;对机关业务部门,要平等协商,既要做好“协调员”,又要做好“后勤员”;对内部工作人员,在工作上要加强指导,严格管理,在生活上关心爱护,体贴入微,经常听取他们的见解,取长补短;对来访群众,要学会换位思考,关心他们的疾苦,帮助他们解决实际问题,有些确实无法解决的问题,要讲清政策。
    善和,就是善于团结,善于和谐相处。办公室主任相对于领导来说,是个兵;相对于同事来说,是个领导代言人。这个特殊身份,容易把自己摆到不适当的位置,如果趾高气扬,盛气凌人,必然就当不好办公室主任。而应该时时、事事、处处尊重别人,特别要尊重那些在平凡岗位上工作的人,特别要尊重同级业务部门,特别要尊重基层工作人员。因此,办公室主任在平时要做到:一要有宽广的心胸,平和的心态。处处为别人着想,尽可能为大家提供便利和帮助。二要谦虚谨慎,耐心热诚。注意从小事做起,从一言一行入手,针对大家的不同需求,真心诚意地做好服务工作;三要公平公正,不偏不倚。无论对下属单位,对同级部门、对内部人员,都要一碗水端平,公平客观地办好每件事,对待每一个人。四要笑对误会,能够忍让。在实际工作中,办公室主任被人误会在所难免,要有吃亏的心理准备,没有必要与人家争辩。面对非议指责,始终保持一颗平常心,以闻过则喜的雅量,有则改之,无则加勉。随着时间的推移,一切真相自然会水落石出,误会自会消除。
    (二)所谓“四求”,就是求快、求准、求细、求实
    求快,就是快速反应,快速办事。对领导交办的事情,办公室主任要快办,决不能拖拉。这既体现了工作作风,又体现了对领导的重视程度。办公室主任要做到快,一定要讲究方法和技巧。一要善于分解。把众多的工作进行分解,一些应该分出去的工作,按职责分工,分配给有关责任人,应该发挥他们的积极性。二要调解矛盾。在主要领导与分管领导都向你下达任务的情况下,一定要向两位领导都汇报任务完成进展情况。如果能分出轻重缓急当然最好,无法分出时,要合理使用人员,分头去完成。三是注意把好关。无论是自己亲自干的工作,还是分配给其他部门其他人员干的工作,都要注意工作完成时间及质量。向领导汇报时,一定要说明谁主办这件事的,不要自己夺头功,否则下次没人帮你做事了。
    求准,就是准确,规矩,明白。办公室主任要准确掌握领导的真实想法意图,这是当好办公室主任最重要的因素,做不到这点,办事就会南辕北辙,事倍功半。到领导那里领受任务时,首先要复述一下领导交办的任务,这样可以把自己对领导交办的事情的理解直接反馈给领导,即使有错,领导也会马上给你纠正。有时不便复述或现场记录,就需要注意力高度集中,把要点记在心里,随后立即记到工作本子上,防止因工作头绪多而忘记领导的重要指示精神。最后,要把事情的处理过程及时向领导汇报,特别是有些重要任务,不管到确定的时间能否完成,都必须向领导报告。在办事工程中,一要按规章制度办,特别是一些领导个人的事情,要办得明白,不能让领导犯错误。
    求细,就是细致,周密,到位。办公室的工作,有领导交办的任务;有办公室自身的工作;有机关各部门需要办公室配合、支持的事情;有与其他单位交流协调的事情。作为办公室主任,一定要精心细致,周密布置,不能因为自己的粗心或疏忽造成工作被动。在琐碎的事务中,学会十个指头弹钢琴,分清轻重缓急,注意工作的计划性,合理安排时间,合理安排人力,做到细而不乱,细而有序,细而有章。办会的每个环节,办文的每一句话,办事的每个要素,都要细心处理,精心安排。办公室主任要保持如履薄冰的心态,时刻把工作想细、做细、督细,特别要增强对细节的“洞察力”,对细节的“执行力”,对细节的“监督力”。从而,防止发生1%的错误导致100%的失败现象的发生。
    求实,就是求真务实,勤奋扎实。办公室主任必须要坚持实事求是,做到人实在,事实做,话实讲。说话让人信服,做事让人放心。在做人方面,要为机关人员树立起榜样。对外,办公室主任往往代表机关、单位的形象,一定要注意礼仪礼节,要有良好的涵养,做一个正直、持重、热忱、干练、敢于负责的部门负责人。在做事方面,要认真完成领导交办的各项工作,掌握工作的时间要求、进度要求、质量要求,要有超前意识,预有准备,做到临阵不慌、有条不紊。汇报工作、反映问题要言之有物,言之有据,不做表面文章,不随声附和。
    总之,一个称职的办公室主任,愿办小事,能办大事,会办难事,敢办新事,使领导满意,机关满意,内部满意,群众满意。

    关键字:法律法规

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